1. OBJETIVO
Establecer las finalidades de usabilidad de los datos capturados por la organización REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., de acuerdo a los lineamientos contemplados en la Ley 1581 de 2012.
2. ALCANCE
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos de personas y que sean objeto de tratamiento por la organización REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., estableciendo como designado al señor LINDERMAN HERRERA HERRERA, como responsable del tratamiento de los datos personales.
3. DIRECTRIZ ORGANIZACIONAL
La gerencia de REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., en cabeza de LINDERMAN HERRERA HERRERA, actuando en calidad de responsable de los datos personales capturados y tratados en la organización, se compromete a dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, a través de una política de tratamiento de datos en la que se detallan las finalidades de los mismos y que se instauran procedimientos que permitan cumplir con los pilares de la información: Integridad, Confidencialidad y Disponibilidad, apoyando de esta manera la continuidad del negocio y utilizando herramientas que permitan minimizar los riesgos adheridos a este proceso. Para ello se realizarán seguimientos permanentes buscando la protección y aseguramiento de los activos de información relacionados con los datos personales, cumpliendo así con las finalidades relacionadas en las autorizaciones expresadas por los titulares de los datos personales y velar de esta forma por la implementación adecuada de la normatividad vigente.
4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Razón Social: REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S.
Tipo de Documento: NIT, Número de documento: 900695642-5, Naturaleza: Privada, Departamento: Valle del Cauca, Ciudad: Santiago de Cali
Dirección: CRA. 23 B NRO. 4 31
Teléfono: + (572) 3837365
Correo Electrónico: gerencia@show-comedy.com
Sitio Web: www.showcomedy.com.co
Nombre del Representante Legal: LINDERMAN HERRERA HERRERA
5. DEFINICIONES
La ley 1581 de 2012, tiene por objeto «desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma».
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de los datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a estas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, por ejemplo, documento de identidad, lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Dato Público: Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Dato Sensible: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Persona natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Tipos de datos: Las disposiciones sobre protección de datos establecen tipologías de datos según el mayor o menor grado de aceptabilidad de la divulgación; estos datos pueden ser Públicos, Semiprivados, Privados y Sensibles.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
5.1 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
La política de tratamiento de la información se diseñó de conformidad con los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
6. PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS
REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., en ejercicio de sus actividades comerciales dará tratamiento de información y datos personales bajo los principios que de conformidad con la Ley 1581 de 2012, constituyen las reglas para la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales se dará aplicación a las disposiciones vigentes legales y aplicables.
Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recogidos por REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S. atenderán una finalidad legítima, la cual es informada al Titular en el momento de la captura de los datos.
Principio de libertad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales se garantiza el derecho del Titular a obtener de REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., serán objeto de protección en la medida que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la opción de medidas tecnológicas de protección, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta y en general cualquier uso o acceso no autorizado.
Principio de confidencialidad: REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros los datos personales, comerciales, contables, técnicos o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas en el futuro a REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., deberán suscribir un documento de confidencialidad de la información de la compañía para su vinculación laboral o prestación de servicio. Esta obligación persiste o se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de datos.
7. GENERALIDADES
Para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales se deben tener presente las siguientes consideraciones:
Los colaboradores de REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S. tienen acceso a la información de manera restringida a la información, definida por los perfiles de usuario que otorgan niveles de acceso.
Los terceros que en un momento determinado requieran acceso a las bases de datos administradas por REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., deberán cumplir con nuestra política de tratamiento de datos personales.
La ley es de obligatorio cumplimiento en todo el territorio colombiano y para transmitir la información de las bases de datos a otros países, la legislación de éstos debe contemplar medidas de seguridad iguales o superiores a las contenidas en la ley 1581 de 2012.
De acuerdo con la ley, REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., proporcionará de sus bases de datos, la información que requieran las entidades del Gobierno, cuando:
- Las bases de datos y archivos tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
- Las bases de datos tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
- Las bases de datos y archivos que sean de información periodística y otros contenidos editoriales.
- Bases de datos reguladas por la Ley 1266 de 2008 (Datos financieros – crediticios).
- Bases de datos del DANE (Ley 79 de 1993).
8. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS
El tratamiento que se realizará en la organización REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales en las bases de datos y archivos, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para lo cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular, y los datos de personas menores de edad serán recolectados únicamente bajo la autorización expresa de sus padres o representantes.
REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., en su objeto social, promueve el arte escénico a través de: Actividades teatrales, creación teatral, enseñanza cultural, creación literaria y actividades de apoyo a la educación. Por lo anteriormente descrito, las finalidades para las cuales REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., realiza la captura y tratamiento de datos personales, son:
- Registrar los datos de clientes y público asistente, proveedores, colaboradores y contratistas en la base de datos propia, para la ejecución de la actividad económica de la compañía.
- Celebrar contratos comerciales con clientes y proveedores.
- Promocionar ventas corporativas de espectáculos.
- Promoción y difusión de eventos de la sala de teatro (entretenimiento).
- Promocionar talleres niños y adultos.
- Procesamiento de la información contable, tributaria y financiera de la compañía.
- Realizar un proceso de selección para contratación ante una vacante.
- Establecer alianzas estratégicas.
- Establecer una relación laboral por servicios
9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Como titular de los datos personales, tendrá derecho a:
- Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados a la compañía REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., que hayan sido objeto de tratamiento.
- Conocer, actualizar y rectificar su información frente a los Responsables y/o encargados del tratamiento; este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
- Solicitar la revocación de la autorización y/o la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la organización REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
10. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES
La organización REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, socialización, seguimiento y actualización de esta Política.
El oficial de protección de datos, de REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., ha sido designado para tramitar las peticiones, consultas y reclamos generadas por el Titular de los datos personales en ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos y/o revocar la autorización.
Para tal efecto, todos los servidores y contratistas (según aplique) que realizan el Tratamiento de Datos Personales, están obligados a dar traslado al oficial de protección de datos de REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., de todas las respuestas de las peticiones, consultas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por la ley.
11. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER EL DERECHO A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por la compañía REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos y revocar la autorización; además de efectuar las peticiones, consultas y reclamos asociadas.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales: Canales de atención habilitados
La organización REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas:
- Solicitud vía correo electrónico: info@show-comedy.com
- Sitio web: www.showcomedy.com.co en la opción Contacto.
- Personalmente en la dirección: CRA. 23 B NRO. 4 31, a través del diligenciamiento del formato AES-DI-011.
El Titular o su apoderado, podrán solicitar a la compañía REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., todo lo descrito en el numeral 9 de la presente política de tratamiento y protección de datos personales a través de los canales de atención relacionados. Es importante mencionar que, para dar trámite a su solicitud, debe proporcionar datos suficientes que permitan identificar al Titular de los datos.
Atención y respuesta a peticiones, consultas y reclamos
El Oficial de protección de datos de la compañía, procederá a recibir y dar trámite a la solicitud recibida a través de los medios descritos en los canales de atención habilitados.
La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, consulta, queja y/o reclamo, la dirección y datos de contacto del titular y/o apoderado, según corresponda y los respectivos documentos que soporten la titularidad del solicitante y/o de su apoderado.
Si la petición, consulta y/o reclamo se presentan incompletos, la compañía REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción a la misma para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la petición, consulta y/o reclamo.
La dependencia que recibe la petición, consulta y/o reclamo, deberá dar traslado al oficial de seguridad de la información de la compañía REPRESENTACIONES Y PRODUCCIONES ARTESCÉNICAS S.A.S., para que en un término máximo de dos (2) días hábiles se informe de lo ocurrido al interesado.
Las peticiones, consultas y reclamos serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición, consulta, queja y/o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. VIGENCIA
Esta Política de Tratamiento y Protección de la información relacionada con los Datos Personales ha entrado en vigencia desde el veintitrés (23) de noviembre de 2017.
13. GESTIÓN DE ACTUALIZACIONES
Fecha: 2017-11-23
Versión: 1.0
Descripción: Versión inicial del documento
Elaboró: Catherine Gómez – Consultora externa.
Aprobó: Gerente
